Betriebs­kos­ten­ab­rechnung rechts­sicher und fehlerfrei erstellen

Die Aufstellung der Betriebs­kosten: Was sind umlage­fähige Betriebskosten?

Wenn Sie die jährliche Betriebs­kos­ten­ab­rechnung erstellen, spielen die Form und die Kosten­auf­stellung selbst eine essen­zielle Rolle. Wichtig: Als Betriebs­kosten im recht­lichen Sinne können Sie nur die Neben­kosten anrechnen, die im Mietvertrag verankert sind. Nachträg­liche Forde­rungen anderer Kosten sind in Ausnah­me­fällen und unter Einhaltung plausibler Begrün­dungs­formen möglich. Zu den umlage­fä­higen Betriebs­kosten zählen im Regelfall die Kosten zur Instand­haltung der Hausanlage, der Hausmeister, Trink- und Abwasser, in einigen Fällen die Heizung und andere per Vertei­ler­schlüssel unter den Mietern aufge­teilte Kosten.

Die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung wird einmal jährlich erstellt und erfolgt unter Abzug der Voraus­zahlung, die der Mieter im Umfang der Warmmiete in monat­lichen Inter­vallen geleistet hat. Dabei stehen die Quadrat­meter der Wohnung als Berech­nungs­grundlage im Fokus, da sich die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung nach Wohnungs­größe gestaltet und immer pro Quadrat­meter auf den Mieter umgelegt wird.

Abfluss- oder Leistungsprinzip?

Wenn Sie eine weniger komplexe Betriebs­kos­ten­ab­rechnung erstellen möchten, empfiehlt sich das Abfluss­prinzip. Dieses besagt, dass Sie nur die Positionen abrechnen, für die Sie im aktuellen Geschäftsjahr selbst eine Rechnung erhalten haben. Für den Mieter verständ­licher, für Sie als Vermieter in der Abrechnung aber langwie­riger ist das Leistungs­prinzip. Hier geht es darum, den tatsäch­lichen Verbrauch zu ermitteln und die Abrechnung unter Zugrun­de­legung der Fakten zu erstellen.

Die Abrechnung der Heizkosten in Form einer Pauschale ist möglich, heute aber weitaus weniger gebräuchlich. Eine Pauschale von bis zu 50 Prozent der Heizkosten können Sie über die Betriebs­kosten und damit auch über den Jahres­ab­schluss, die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung einfordern. Die andere Hälfte, höchstens aber 70 Prozent der Heizkosten sind verbrauchs­ab­hängig und nicht auf die Wohnfläche umlegbar. Ein Sicher­heits­zu­schlag ist auch bei der Erwartung einer weiteren Erhöhung der Betriebs­kosten nicht rechtskonform.

Nachträg­liche Änderung des Umlage­schlüssels erlaubt oder nicht?

Der Umlage- oder Vertei­ler­schlüssel wird mietver­traglich geregelt. Eine nachträg­liche Änderung des Umlage­schlüssels ist möglich, erfordert aber einen plausiblen Grund. Die Erneuerung von Zählge­räten für Wasser und Abwasser sind Begrün­dungen, die Sie bei einer Änderung des Vertei­ler­schlüssels anbringen können. Beachten Sie grund­sätzlich die recht­liche Basis, die in vielen Bereichen der Betriebs­kos­ten­ab­rechnung eine konkrete Regelung zur Verteilung und dem Einbezug der Quadrat­meter pro Wohnung vorgibt.

Haben Sie die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung bisher nach Wohnfläche erstellt und möchten den Vertei­ler­schlüssel zum Beispiel auf die Berechnung nach Perso­nenzahl ändern, darf diese Verän­derung nachträglich erfolgen. In den meisten Fällen lohnt sich die Änderung nur, wenn Sie zum Beispiel eine Wohnung an Großfa­milien oder an eine studen­tische Wohnge­mein­schaft vergeben. Nicht erlaubt ist ein verän­derter Vertei­ler­schlüssel, wenn Wohnungen in Ihrem Haus leerge­zogen werden. Denn für die Betriebs­kosten bei Leerstand sind Sie als Eigen­tümer verant­wortlich. Das bedeutet, dass Sie die Heizung und auch alle anderen Kosten nicht auf die Betriebs­kos­ten­ab­rechnung der anderen Mieter setzen dürfen.

Bei fehler­hafter Betriebs­kos­ten­ab­rechnung muss Ihr Mieter nicht zahlen!

Wie bereits angesprochen, ist die Fehler­quote beim Erstellen der Betriebs­kos­ten­ab­rechnung hoch. Ihre Mieter sind nicht nur berechtigt, sondern sogar dazu verpflichtet, die Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Sollte ein Mieter mit dem Hinweis auf eine fehler­hafte Berechnung auf Sie zukommen, sind Sie zur Nachprüfung und zur Erklärung der Inhalte verpflichtet. Bis zur korrekten Abrechnung verlängert sich die Frist der Forderung, da Ihre Mieter die jährliche Nachfor­derung nicht vor der Zustellung der korrekten Abrechnung vornehmen müssen. Am besten prüfen Sie Ihre Abrechnung, ehe Sie die Schreiben an Ihre Mieter versenden und eventuelle Fehler enthalten sind.